Login

GPS-Tracking – Körjorunal

Jesteś właścicielem firmy w Szwecji i posiadasz samochód firmowy? Pamiętaj o rejestrowaniu wszystkich podróży samochodem i uniknij kary podczas kontroli Urzędu Skarbowego (Skatteverket)

Zgodnie z wytycznymi Skatteverket (Urząd Skarbowy), firmy działające na rynku szwedzkim powinny prowadzić dokumentację zawierającą wszystkie podróże z udziałem samochodów firmowych.

Rejestr kilometrów (Körjournal) może być prowadzony na jeden z trzech sposobów: poprzez ręczne wypełnianie druków, z wykorzystaniem aplikacji (np. dzięki formularzom elektronicznym) oraz w sposób całkowicie automatyczny poprzez instalację urządzenia GPS w samochodzie.

Urzędnicy Skatteverket (Urząd Skarbowy) podczas kontroli w firmie mogą zażądać przedstawienia raportów, które zawierają udokumentowane wykorzystanie samochodów firmowych.

Raport powinien zawierać między innymi:

  • numer rejestracyjny pojazdu
  • informacje o stanie licznika przed i po podróży
  • adres rozpoczęcia oraz zakończenia podróży
  • cel podróży (nie jest wymagany przy prywatnych podróżach)
  • ilość pokonanych kilometrów podczas podróży
  • stan licznika na początku oraz na końcu roku kalendarzowego

Firmą które nie są w stanie udokumentować ewidencji kilometrów pojazdu, grozi kara nawet do kilkudziesięciu tysięcy koron szwedzkich.

W przypadku gdy auto będzie wykorzystywane w celach prywatnych więcej niż 10 razy lub 1000km w ciągu roku kalendarzowego należy opłacać förmånsvärde (podatek z tytułu prywatnego użytkowania samochodu służbowego).

Każdy klient po wykupieniu trackera GPS w Rapportering, otrzymuje skonfigurowane urządzenie, które w bardzo łatwy sposób podłącza się w samochodzie. Natychmiast po montażu moduł jest gotowy do pracy.

Dzięki zamontowanemu urządzeniu GPS, każda podróż samochodem jest rejestrowana automatycznie w aplikacji Rapportering.se i zawiera wszystkie informacje wymagane przez Skatteverket do dokumentacji przejazdów.

System Rapportering umożliwia użytkownikom stworzenie zbiorczego raportu, który przedstawia konieczne informacje zebrane przez urządzenie GPS w samochodzie. Dodatkowo użytkownik Rapportering może zobaczyć na mapie przebieg trasy oraz wykresy prędkości dla każdego raportu.

Wykorzystując urządzenie GPS nasi klienci posiadają niezbędne informacje wymagane przez Skatteverket, a tym samym oszczędzają czas który musieli by poświęcić na ręczne przygotowywanie raportów oraz unikają wysokich kar nakładanych przez Urząd Skarbowy w Szwecji, między innymi z powodu błędów które mogą się pojawić w raportach prowadzonych manualnie.

Posiadanie urządzenia GPS od frmy Rapportering to także dodatkowe zabezpieczenie – po pozbawieniu samochodu źródła zasilania urządzenie będzie działać przez około 8h dzięki wbudowanej baterii. Umożliwia to naszym klientom zalogowanie się do systemu i sprawdzenie na mapie gdzie obecnie znajduje się ich samochód.

Dodatkowe moduły w Rapportering
Rapportering to nie tylko urządzenia GPS, ale także dodatkowe funkcjonalności, które pozwalają naszym klientom lepiej zarządzać firmą.
Główną zaletą Rapportering jest możliwość skonfigurowania systemu i dostosowania go do własnych potrzeb – klienci wykupują dostęp tylko do tych modułów które są im potrzebne, oszczędzając przy tym na abonamencie za opcje, które nie będą wykorzystywane.

Raportowanie
Jednym z głównych modułów Rapportering jest raportowanie za pomocą którego, pracownicy mogą rejestrować swój czas pracy, a pracodawcy mają wgląd w ewidencję przepracownych godzin swoich pracowników. Moduł ten umożliwia generowanie raportów które pomagają w rozliczeniu zlecenia. Dodatkowo klienci mogą dokupić opcję SMS, która pozwala pracownikom raportować czas pracy z wykorzystaniem wiadomości tekstowej (SMS).

Harmonogram
Umożliwia łatwe planowanie zleceń w firmie, pozwala na składanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych, informowanie o zwolnieniu lekarskim oraz wiele innych. Główną zaletą tego modułu jest możliwość dostosowania go do wymagań klienta, który sam decyduje jakie aktywności chce dodać do harmonogramu. Ponadto w połączeniu z modułem SMS i e-mail można w łatwy sposób wysyłać powiadomienia do pracowników lub klientów.

Personalliggare
Od 1 stycznia 2016 Urząd Skarbowy wprowadził wymóg rejestrowania czasu pracy w branży budowlanej. Obowiązek ten został rozszerzony o kolejne branże i od 1 lipca 2018 roku Personalliggare obejmuje także pracowników: restauracji, salonów fryzjerskich, pralni, warsztatów mechanicznych, salonów kosmetycznych, salonów masażu, sklepów spożywczych.

Pracownicy w branży budowlanej zgodnie z przepisami muszą korzystać z systemu elektronicznego, który umożliwia zapis czasu pracy na obiekcie. W przypadku pozostałych branż Skatteverket dopuszcza możliwość prowadzenia rejestru w formie pisemnej (np. na stworzonych do tego formularzach).

Klienci Rapportering, którzy posiadają dostęp do modułu Personalliggare, mogą automatycznie rejestrować informacje na temat pracowników przebywających w miejscu pracy. System umożliwia takzę wygenerowanie pliku kontrolnego (plik XML) w trakcie kontroli urzędnika. Zawiera on wymagane dane pracowników przebywających na terenie obiektu, dokładny czas rozpoczęcia/zakończenia pracy, przerwy.

Moduł Personalliggare stworzony przez firmę Rapportering.se jest zgodny z wytycznymi Skatteverket.